Op zoek naar een inspirerende locatie voor een zakelijke bijeenkomst?
5 elementen die niet mogen ontbreken

Na een periode van veel thuiswerken en online teammeetings, is het eindelijk weer tijd om elkaar live te ontmoeten. De agenda wordt bij velen opnieuw gevuld met fysieke meetings en hybride werken is inmiddels een begrip geworden. Het wekelijkse teamoverleg vindt doorgaans gewoon weer op kantoor plaats, maar voor een creatieve brainstorm dag, strategiesessie of een projectoverleg is een externe locatie vaak geschikter.

Als je op zoek bent naar een geschikte vergaderlocatie voor jullie bijeenkomst, waar let je dan op? Welke faciliteiten mogen niet ontbreken en waar moet je absoluut rekening mee houden? We hebben de vijf belangrijkste dingen voor je op een rij gezet. 

Meeting
5 elementen die niet mogen ontbreken bij een inspirerende locatie 1
5 elementen die niet mogen ontbreken bij een inspirerende locatie 2

1. Inspirerende omgeving

Vergaderen in een andere omgeving werkt inspirerend en prikkelt de creativiteit. Een nieuwe ruimte levert andere inzichten op. Wanneer je weg bent van de vertrouwde werkplek, ervaar je minder afleiding van de dagelijkse werkzaamheden. Hierdoor is de focus volledig op het doel van de bijeenkomst, waardoor je het maximale resultaat uit de dag kan halen.

Wat een locatie nou écht inspirerend maakt, is voor iedereen natuurlijk verschillend en hangt af van het doel van de bijeenkomst. Wat wel vast staat, is dat een locatie altijd een beleving moet bieden. Het moet een gastvrije, verrassende omgeving zijn waar de gasten zich thuis voelen, waar het totaalplaatje klopt en waar de zintuigen geprikkeld worden.

2. Bereikbaarheid

Naast de uitstraling van een locatie, zijn ook de praktische zaken bepalend om de juiste locatie te vinden. Bereikbaarheid is daarom een belangrijk element. Komen de deelnemers uit verschillende delen van het land? Ga dan voor een centraal gelegen locatie. Wanneer de meeste gasten met de auto naar de bijeenkomst komen, is ook de parkeergelegenheid bij een locatie bepalend. Je kan je voorstellen dat deelnemers meer ontspannen een bijeenkomst ingaan wanneer zij voor de deur kunnen parkeren, in plaats van dat zij lang op zoek moeten naar een parkeerplek in de buurt.

Out of the Office ligt midden in de Veluwse IJsselvallei, centraal in het land. Hierdoor is de locatie voor iedereen goed bereikbaar. We beschikken over een groot parkeerterrein met ruimte voor 80 auto’s. Ook zit je binnen enkele minuten rijden weer op de snelweg. Ideaal toch?!

3. De juiste vergaderfaciliteiten

Om een bijeenkomst goed te laten verlopen is het belangrijk om te beschikken over de juiste vergaderfaciliteiten. Denk bijvoorbeeld aan een stabiele internetverbinding en een beamer met presentatiescherm. Wil je ook creatief brainstormen? Dan is het handig dat er een flip-over klaarstaat om jullie hersenspinsels op te schrijven.

Voorafgaand aan een bezoek aan Out of the Office bespreken we altijd het doel van jullie bijeenkomst en de hierbij benodigde vergaderfaciliteiten. We zetten van tevoren alles klaar zodat je bij binnenkomst in principe alleen nog maar een kop koffie hoeft te pakken en direct kan beginnen. Bij vragen of aanvullende wensen is er altijd een medewerker beschikbaar voor technische ondersteuning.

Energy bites
5 elementen die niet mogen ontbreken bij een inspirerende locatie 3
Lunch to go

4. Volledig verzorgde catering

Tijdens een dag vol presentaties, brainstormen en teamoverleg is het belangrijk om regelmatig en gezond te eten. Hierdoor blijft je brein gevoed en ben je meer gefocust. Een goede catering kenmerkt zich door het gebruik van verse producten, waarbij rekening wordt gehouden met de voorkeuren van de gasten. Daarom plannen we samen met jullie vooraf de gewenste eetmomenten in en kijken we naar invullingen voor eventuele dieetwensen. Ook het afsluiten van de dag met een gezamenlijke borrel, BBQ of diner behoort tot de opties. Alles is mogelijk!

5. Maak de dag compleet met extra arrangementen

Het totaalplaatje van jullie zakelijke bijeenkomst of teamdag moet natuurlijk helemaal kloppen. Om de dag compleet te maken kun je aanvullende arrangementen boeken met teambuildingsactiviteiten. Deze activiteiten sluiten vaak aan op het doel van jullie bijeenkomst, bijvoorbeeld op het gebied van samenwerken of leidinggeven. Maar ook teamactiviteiten die zorgen voor ontspanning en plezier aan het einde van een dag zijn belangrijk om het teamgevoel een boost te geven. Kies voor een teambuildingsactiviteit die aansluit op het doel van de bijeenkomst en maak je teamdag compleet.

Doordat de Panoramazaal grenst aan onze weidse Teamtuin, beschikken we over maar liefst 1,8 hectare aan activiteitenveld. De Teamtuin biedt dus ruimte voor diverse outdoor teambuildingsactiviteiten als Archery Tag of bamboetorens bouwen. De hamburger workshop is een effectieve teambuildingsactiviteit op het gebied van samenwerken én erg fijn voor de smaakpapillen! Wanneer je liever de dag ontspannen wilt afsluiten met een verbindende teamactiviteit, is de popquiz met livemuziek een absolute aanrader.

5 elementen die niet mogen ontbreken bij een inspirerende locatie 4
5 elementen die niet mogen ontbreken bij een inspirerende locatie 5

Bij het reserveren van de juiste locatie voor een zakelijke bijeenkomst komt dus meer kijken dan enkel een ruimte met vergaderfaciliteiten boeken. Kijk vooraf naar het doel van je bijeenkomst en op welke manier je de dag wilt invullen. Bespreek met de locatie je wensen om het totaalplaatje compleet te maken!

Meer blogs

Misschien vind je deze blogs ook interessant! Dit zijn de meest actuele artikelen van Out of the Office. Laat je inspireren en informeren over o.a. vergaderen, teams en events.