Conceptontwikkeling thema event

“Het mooie van conceptontwikkeling is dat alle specialisaties binnen ons evenementenbureau al in een vroeg stadium aan bod komen. Van merkbeleving tot techniek en van styling tot food. Ieder element draagt bij aan het juiste totaalplaatje”, vertelt Dave, Eigenaar van Out of the Office. Het thema WE SEE YOU trekken we vervolgens door in alles wat je maar kunt bedenken. “Dat begint al bij de vormgeving van het voorstel waarmee we het concept presenteren. Vervolgens in de uitnodigingen, in de styling van het terrein, het entertainment, het foodaanbod, noem maar op! Het thema sluit niet alleen goed aan op het werkgeversmerk van Zozijn, het gaf ons ook eindeloos veel mogelijkheden voor creatieve uitspattingen. We see you dance, we see you shine, we see you laugh… Alle ingrediënten voor een steengoed feest”, aldus Elise, Creatieve Duizendpoot bij Out of the Office.

Het juiste thema

Monique: “Juist wanneer de zorg vaak onder druk staat, moeten we mooie momenten blijven vieren. Het is belangrijk om onze mensen te laten weten dat ze gezien worden, dat hun werk telt. We wilden een sfeer creëren waarin niemand zich verplicht voelde tot iets. Geen druk, geen werk, gewoon een avond plezier. Het festivalthema waarbij het draait om oog voor elkaar en gezien worden, was door Out of the Office dan ook perfect gekozen.”

Onze werkwijze: 3D-visualisatie van de evenementen locatie

Op het moment dat ons idee vorm begon te krijgen, gaven we de personeelsvereniging en directie van Zozijn alvast digitaal een inkijkje op het festivalterrein. Dave vertelt: “We kunnen verhalen vertellen en enthousiasmeren met moodboards (wat we ook doen), maar we kunnen onze opdrachtgevers ook meenemen in wat ze exact kunnen verwachten. Met een 3D-visualisatie geven we een helder beeld en voelt het festivalterrein, met alles wat het te bieden heeft, direct al een stuk echter aan. Ook al sta je pas aan het begin van het proces.”  Dankzij een 3D-visualisatie kon Zozijn alvast sfeerproeven, daarnaast is het een efficiënte manier van werken. “Omdat opdrachtgevers exact weten wat ze kunnen verwachten, zijn er geen onduidelijkheden of verkeerde verwachtingen. Voor onszelf is het ook praktisch, alles is op schaal ingetekend zodat voor onze leveranciers en bouwers duidelijk is wat waar geplaatst moet worden”, vult Dave aan.

Achter de schermen: dat wat je als bezoeker niet ziet

We zorgden er natuurlijk ook voor dat alles achter de schermen tijdens het festival in goede banen liep. Met onze gastvrouw Rieneke als vast aanspreekpunt voor alle artiesten, liep dat als een tierelier. Wie Rieneke ontmoet, houdt van haar. Ze weet echt precies hoe ze mensen in de watten moet leggen. Vindt ook een van de headliners van de avond, de girlband SHE. “Rieneke is echt top! Nadat we van het podium kwamen ving ze ons direct op en reikte ons wat te drinken aan. Het ontbrak ons aan niets. Kunnen we haar niet gewoon meenemen op tour?”, grapt Babs, basgitarist van de band. 

Nauwe samenwerking

De samenwerking met Zozijn is jaren geleden ontstaan en sindsdien kunnen we absoluut spreken van een goede band. “We kletsen regelmatig bij. Juist omdat we elkaar op de hoogte houden van wat er speelt en we nauw samenwerken, voelen we ons echt deel van de organisatie,” vertelt Patricia. “Dit is niet zomaar een zakelijke opdrachtgever, het voelt veel persoonlijker dan dat.

Daar sluit ook Monique zich bij aan: “De viering van 75+1 jarig jublieum van Zozijn was veel meer dan een evenement. Het was een viering van alles wat we samen kunnen bereiken, van het belang van verbinden, van dankbaarheid en waardering. Ik ben zo trots op wat we samen met Out of the Office hebben neergezet. Het was een moment van oprechte verbinding. Ze hebben het niet alleen organisatorisch goed voor elkaar gekregen, maar ze hebben ook het gevoel gecreëerd dat iedereen, overal, samen was. Dat was voor mij de kracht van dit feest en de kroon op een nauwe samenwerking met Out of the Office.”